Obieg Dokumentacji w Urzędzie Tradycyjnym i Elektronicznym(EZD)

Korzyści dla uczestników szkolenia:
Uczestnicy zapoznają się z zasadami procesu tworzenia prawa wewnętrznego, przybliżone zostaną zagadnienia związane z organizacją obiegu korespondencji, czynności kancelaryjnych, trybu przekazywania dokumentacji akt spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Szkolenie polecamy dla:
Kierownicy i każdy pracownik rejestrujący pisma i zakładający sprawy.

Metody, które zastosujemy podczas szkolenia:
• Wykład
• Prezentacja multimedialna
• Ćwiczenia warsztatowe

Program szkolenia:

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Urzędzie.

1. Instrukcja Kancelaryjna, Rzeczowy Wykaz Akt, Instrukcja Archiwalna.
II. Rodzaje dokumentacji wpływającej lub tworzonej w Urzędzie
i właściwe z nią postępowanie.

1. Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP;
2. Kategorie dokumentacji, dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.

III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw-System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD.

1. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw- „ tzw. wyjątki na papierze”;
2. Skład Chronologiczny, Skład Informatycznych Nośników Danych;
3. Koordynator Czynności Kancelaryjnych-zadania;
4. Akta sprawy w EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej.

IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.
1. Zadania punktów kancelaryjnych-(Kancelarii Ogólnej i innych)
• Otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)- wyjątki, skanowanie-wyjątki,wprowadzanie metadanych,
• Tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
• Przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
• Dekretacja pisma –wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym.

3. Zadania prowadzących sprawy.
• Zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych,
• Prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji.
V. Korespondencja wewnętrzna w EZD- współdziałanie na zasadzie komórki merytorycznej i niemerytorycznej.

1. Udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej
2. Udostępnianie pism do wiadomości.

VI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych

VII.Instrukcja archiwalna-archiwizacja dokumentacji:
1. Papierowej z teczek aktowych i ze składu chronologicznego
2. Elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych i EZD
VIII. Warsztaty z Instrukcji Kancelaryjnej, Rzeczowego Wykazu Akt, Instrukcji Archiwalnej.