Na czym polega wirtualne biuro?

Historia wirtualnych biur w Polsce

W XX wieku prowadzenie firmy kojarzyło się z posiadaniem lokalu biurowego do wyłącznego użytku. Rozwój technologii sprawił jednak, że większość usług i produktów można zamówić przez Internet lub telefon bez wychodzenia z domu. W związku z tym zmianami prowadzenie tradycyjnego biura najczęściej przestało się opłacać w niektórych branżach. Ralph Gregory Gregory jako pierwszy spopularyzował tę usługę w Stanach Zjednoczonych. Pierwsze takie biura powstawały w USA u schyłku XX wieku. W Polsce trend na korzystanie z tego rodzaju usług pojawił się znacznie później, gdyż dopiero pod koniec I dekady XXI wieku.

Wirtualne biuro, a urząd skarbowy

Początkowo urzędy skarbowe niechętnie podchodziły do rejestracji firm i spółek, które jako adres siedziby podały biuro wirtualne. Z czasem, gdy z tego rozwiązania korzystało coraz więcej firm organy fiskusa zmieniły swoje podejście, gdyż uniemożliwienie prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorstwa zarejestrowane w wirtualnym biurze było szkodliwe dla gospodarki. W tym okresie na temat wirtualnych biur wypowiadały się Wojewódzkie Sądy Administracyjne, które jednoznacznie potwierdziły, że organy podatkowe nie mają prawa odmówić rejestracji firmy albo spółki z powodu korzystania z wirtualnego biura.

Regulacja rynku wirtualnych biur w Polsce

W 2018 r. wirtualne biura w Polsce zostały zobowiązane do stosowania przepisów AML. Wirtualne biura stały się zatem instytucją zobowiązaną do stosowania środków bezpieczeństwa finansowego określonych w ustawie o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Regulację te przewidują między innymi obowiązkowe ustalenie danych Klientów oraz osób fizycznych, które ich reprezentują, a także weryfikację osoby zawierającej umowy. GIIF wskazał, że weryfikacja taka powinna nastąpić na podstawie dokładnego sprawdzenia autentyczności dokumentu tożsamości, a w przypadku zawarcia umowy online użycia narzędzia, które w sposób niepodważalny może potwierdzić tożsamość, np. kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany. W tamtym okresie wirtualne biura stanęły przed obowiązkiem nie tylko opracowania nowych procedur, ale także zakupu narzędzi informatycznych, które wspomagają ocenę ryzyka Klienta. Do tej pory narzędziami takimi posługiwały się przede wszystkim banki.
W 2021 r. nastąpiła w Polsce regulacja usług wirtualnego biura. Od tej pory każdy podmiot, który chce świadczyć tego rodzaju usługi musi zostać wpisany na listę przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz spółek i trustów w rubryce podmiotów udostępniających adres do rejestracji i korespondencji. Bez wpisu w tym rejestrze prowadzenie wirtualnego biura jest nielegalne i grozi nałożeniem kary do 100 000 zł.

Rozwój rynku wirtualnych biur

Największy rozwój branży wirtualnych biur przypada na okres pandemii z 2020 r. W czasie pandemii przedsiębiorcy w sposób wręcz masowy rezygnowali z tradycyjnego wynajmu, na rzecz biur wirtualnych. Obroty największych podmiotów oferujących wirtualne biura wzrosły w sposób znaczący, niestety kosztem rynku nieruchomości. Aktualnie podobna tendencja występuje, w związku ze wzrostem cen energii. Energia dla podmiotów instytucjonalnych zdrożała w sposób wręcz niebywały, dlatego wiele firm jest zmuszona przenieść się do wirtualnego biura.
W jakich miastach można skorzystać z wirtualnego biura?
Firmy zajmujące się tego rodzaju usługami oferują wirtualne biura miedzy innymi w Krakowie, Warszawie oraz mniejszych miastach.

Jakie korzyści daje usługa wirtualnego biura?

Usługa wirtualnego biura w dużym mieście daje wymierne korzyści, nie tylko finansowe. Wirtualne biuro to innowacyjne rozwiązanie po które bardzo często sięgają start-upy i inne firmy z branży technologicznej oraz e-commerce. W wirtualnym biurze można spokojnie przejeść przez proces inkubacji pomysłu biznesowego do jego pełnej realizacji. Korzystając z wirtualnego biura przedsiębiorcy minimalizują również ryzyko powstania niewypłacalności, gdy pomysł ?nie wypali?. W każdym momencie możesz zrezygnować z wirtualnego biura, dlatego też nie musisz czuć się ?uwiązany? umową na kilka lat. Jednocześnie nic nie stoi na przeszkodzie, abyś korzystał z biura wirtualnego tak jak z tradycyjnego lokalu. Biura wirtualne oferują usługę coworkingu, a także udostępniają biura serwisowane. Nawet jeżeli będziesz korzystał z wirtualnego biura w ten sposób umowa nadal pozostanie elastyczna.

Kiedy wirtualne biuro się nie sprawdzi?

Jeżeli zatrudniasz kilku pracowników biurowych, to z pewnością wynajem tradycyjnego lokalu będzie oczywistym rozwiązaniem. Korzystanie z wirtualnego biura, czy wynajem sal na godziny w takim przypadku porostu się nie opłaca. Podobnie rzecz ma się w sytuacji, gdy prowadzisz stacjonarna sprzedaż lub świadczysz usługi na miejscu. Tacy przedsiębiorcy potrzebują własnej przestrzeni, na wyłączność dlatego też wirtualne biuro się u nich nie sprawdzi. Wirtualne biuro to nie jest też dobry pomysł na adres siedziby dla bardzo dużej firmy. Z takiego rozwiązania korzystają przede wszystkim małe i średnie firmy, które chcą za małą kwotę wynająć biuro i pracownika.

Wirtualne biuro, czy coworking?

Wirtualne biuro nie jest tym samym co coworking. Oczywiście najczęściej usługi te są oferowane przez jedną firmę, jednak należy wyraźnie wskazać, że wirtualne biuro to przede wszystkim udostępnienie adresu i wykonywanie czynności administracyjnych takich jak skanowanie poczty, natomiast coworking polega na udostępnianiu powierzchni biurowej najczęściej w formie open-space. Należy także wyróżnić biura serwisowane, które zapewniają Klientowi osobny gabinet, ale z serwisem takim jak w przypadku wirtualnego biura, czy coworkingu.

Jak znaleźć odpowiednią firmę?

Należy porównać dostępne oferty i zweryfikować, czy mamy do czynienia z biurem wirtualnym wpisanym na listę prowadzoną przez Dyrektora Izby Skarbowej, W razie wątpliwości najlepiej zadzwonić i napisać do wybranego wirtualnego biura, a w odpowiedzi na pewno uzyskamy wszystkie niezbędne informację i szczegółową ofertę.