Zarządzanie sobą w czasie z elementami asertywności czyli o tym, jak organizować sobie pracę

Ludzie opracowali wiele reguł, które mogą nam pomóc. I tu uwaga: nie wszystkie zadziałają, nie wszystkie będą pasowały do specyfiki naszej pracy. Ale jedno jest pewne: albo zaczniemy coś robić, albo na zawsze pozostaniemy z przekonaniem, że w naszym przypadku nie zadziała nic. I – oczywiście – nie zadziała, bo tak postanowiliśmy. To szkolenie pokazuje, jak skutecznie organizować sobie pracę pamiętając, że zawsze będzie jej więcej niż być powinno. Dlatego dobrze zapisane zadania, określenie priorytetów, wyznaczanie celów, umiejętne budowanie relacji z innymi i wreszcie własne nastawienie na konsekwencję i działanie – to wszystko jest najlepszą drogą do wysokiej efektywności.

Po szkoleniu Uczestnicy będą:
• Znali kluczowe techniki planowania i realizacji i zadań
• Wyznaczali cele i formułowali zadania tak, by były atrakcyjne i możliwe do zrealizowania
• Radzili sobie w sytuacji natłoku zadań
• Rozpoznawali złodziei czasu i wiedzieli, jak ich eliminować
• Rozumieli rolę właściwego nastawienia w zarządzaniu sobą w czasie
• Umieli rozmawiać o zakresie zadań w sytuacjach trudnych Stosowali techniki asertywne w sposób, który wspiera relacje w pracy


Program szkolenia:
1. Wstęp. Kilka ważnych założeń
• Ćwiczenie na rozgrzewkę „Multigra” - turniej drużyn.
• Organizacja pracy jest możliwa
• Skumuluj pracę tak, by uwolnić niedostępny dotąd czas
• Trzeba być efektywnym i tak być postrzeganym
• Skuteczniej znaczy mądrzej, a nie ciężej
• Jeśli uważasz, że w Twoim przypadku się nie uda, to się nie uda
2. Trzy kluczowe narzędzia
• Planowanie
• Realizacja
• Wpływ na innych
3. Planowanie dnia - ćwiczenia
• Ćwiczenie wprowadzające „40 zdań”
• Są ludzie, którzy tylko planują. Co zrobić z pułapką szuflady pełnej planów dnia? Schemat I-Beam – sesja planowania, etap kontroli, sesja podsumowująca.
• Zasady planowania: zadania przewidywalne, wydarzenia prawdopodobne; budżet czasu, przerwy (teoria luzu), margines bezpieczeństwa.
• Ćwiczenie grupowe - Sporządzanie wzoru planu dnia.
• Czas Kluczowy – co to takiego?
• Dlaczego po Czasie Kluczowym następuje zawsze Czas dla Innych?
• Po co nam Czas Szans?
• Ćwiczenie „Przyszedłeś rano do pracy” – weź sprawy w swoje ręce i zaplanuj swój dzień zgodnie z proponowaną listą zadań.
4. Realizacja. Techniki produktywności.
• Ćwiczenie List Gończy. Co przeszkadza w dobrej realizacji zadań? – ścigamy złodziei czasu. Praca w grupach, wspólna analiza, wnioski.
• Czy wszystkich złodziei należy likwidować?
• Warunki produktywności: podział pracy na krótkie odcinki, reguła: najpierw zjedz tę żabę, przygotowanie narzędzi, porządek, komfort, strefa ciszy, reguła regularnych powrotów do zadań.
• Prawo Parkinsona: Praca zajmuje dokładnie tyle czasu, ile się na nią poświęca.
• Krzywa wydajności, krzywa zakłóceń – w poszukiwaniu najlepszego miejsca dla Czasu Kluczowego.
5. Ustalanie priorytetów
• Zabawa grupowa „Pierwsza strona gazety” – ćwiczenie sprawdza, na ile konkurujące ze sobą grupy potrafią pilnować określonych priorytetów. Wspólna analiza, wnioski.
• Ćwiartki Eisenhowera i co z nich wynika?
• Reguła Pareto
• Znaczenie ćwiartki B dla sukcesu osobistego i całych organizacji.
• Inne metody ustalania priorytetów. Technika ABC i Pomocne Pytania.
6. Praca z zadaniami i celami
• Zadania a cele – na czym polega różnica?
• Metoda SMART
• Ćwiczenie: przekazywanie obowiązków zgodnie z metodą SMART
• Do czego nam umiejętność formułowania celów?
• Pięć cech DSC – Dobrze Sformułowanego Celu
• Studium przypadku „Wykrywacz braków” - dlaczego te cele zostały określone nieprawidłowo?
• Ćwiczenie – „Action plan”: Uczestnicy określają cel w związku z zarządzaniem swoim czasem w pracy. Ćwiczenie na forum i praca w grupach 3-osobowych. Analiza, wnioski
7. Budowanie postawy proaktywnej w związku z wyznaczaniem celów
• Zamiana problemu na cel – ćwiczenie „Dwa krzesła, dwa punkty widzenia” – praca w grupach 3-osobowych
• Koło Troski, Koło Wpływu Covey’a
8. Wpływ na innych
• Diagnoza trudnych sytuacji: w jaki sposób inni decydują o tym, że nie zawsze udaje mi się wykonać to, co by należało? – praca w grupach. Wspólna analiza, wnioski.
• Typy zachowań: agresja, uległość, manipulacja, asertywność
• Mapa asertywności - praca indywidualna - określamy obszary do pracy.
• Techniki asertywne, przydatne w procesie organizacji czasu pracy (asertywna odmowa, asertywne wyznaczanie granic, zdarta płyta, zgoda częściowa i in.)
• Ćwiczenia – pisanie scenariuszy z wykorzystaniem powyższych technik.
9. Ćwiczenia utrwalające i podsumowujące
• Ankieta – problem – czy to Twój problem – jak sobie z nim poradzić?
• Ankieta – wykorzystanie czasu – autoocena
10. Zakończenie
• Ćwiczenie „Kontrakt” – określamy te techniki lub metody, które zamierzamy po tym szkoleniu wdrożyć w życie w trybie natychmiastowym oraz te, które można wdrażać stopniowo.