Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.).
Korzyści dla uczestników
Celem szkolenia jest:
•Poznanie zasad organizacji pracy kancelaryjnej i zasad obiegu dokumentacji w jednostce organizacyjnej w systemie EZD.
•Zapoznanie z podstawowymi przepisami regulującymi postępowanie z dokumentacją.
•Zdobycie podstawowej wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją od chwili jej wytworzenia do przekazania do archiwum zakładowego (z uwzględnieniem zasad systemu EZD).
Szkolenia polecamy dla
Pracowników urzędów i instytucji, którzy na co dzień pracują przy elektronicznym obiegu dokumentów, mają styczność z Kodeksem Postępowania Administracyjnego, w szczególności pracowników archiwów zakładowych, sekretariatu, kancelarii, kadr odpowiedzialnym za archiwizowanie dokumentacji
Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia
- wykład
- prezentacja multimedialna
- ćwiczenia warsztatowe
Program szkolenia
1. PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE.
• Instrukcja Kancelaryjna;
• Rzeczowy Wykaz Akt;
• Instrukcja archiwalna.
2.RODZAJE I DROGI DOKUMENTU WPŁYWAJĄCEGO DO URZĘDU.
• Dokument elektroniczny;
• Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie;
• Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw;
• Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu;
• przesyłki przekazane pocztą elektroniczną;
• przesyłki na nośniku papierowym;
• przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych;
• przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą via- ePUAP.
3.PODSTAWOWY SYSTEM DOKUMENTOWANIA PRZEBIEGU ZAŁATWIANIA I ROZSTRZYGANIA SPRAW-SYSTEM ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ (EZD)
• Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw- „ tzw. wyjątki na papierze”;
• Skład Chronologiczny;
• Skład Informatycznych Nośników Danych;
• Koordynator Czynności Kancelaryjnych-zadania;
• Akta sprawy w EZD;
• Metryka sprawy w EZD;.
• Kompletność akt w sprawie papierowej;
• Kompletność akt w sprawie elektronicznej;
• Wysyłka pisma drogą elektroniczną z teczki papierowej.
4. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD I W SYSTEMIE TRADYCYJNYM.
• Zadania punktów kancelaryjnych-(Kancelarii Ogólnej)
• otwieranie przesyłek wpływających-wyjątki,
• rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora)- wyjątki,
• skanowanie-wyjątki,
• wprowadzanie metadanych,
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie,
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego.
• Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
• dekretacja pisma –wyjątki
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa),
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym,
• podpisanie pisma podpisem odręcznym.
• Zadania prowadzących sprawy.
• zakładanie spraw,
• dekretacja zastępcza,
• uzupełnianie metadanych,
• prowadzenie kompletnych akt sprawy,
• prowadzenie metryk spraw,
• sporządzanie projektów pism,
• dokonywanie akceptacji
5. KORESPONDENCJA WEWNĘTRZNA W EZD-WSPÓŁDZIAŁANIE NA ZASADZIE KOMÓRKI MERYTORYCZNEJ I NIEMERYTORYCZNEJ
• udostępnianie pism w celu uzyskania informacji zwrotnej
• udostępnianie pism do wiadomości.
6.POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH.
7. ELEKTRONICZNA I TRADYCYJNA ARCHIWIZACJA AKT SPRAW ZAKOŃCZONYCH .
Szkolenie prowadzi:
Renata Gąsior
Absolwent studiów historycznych na UMCS w Lublinie oraz Muzealniczego Studium Podyplomowego na UW w Warszawie. Od 1999 r. pracownik Archiwum Państwowego w Lublinie, zatrudniona na stanowisku kierownika Oddziału Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym.
W ramach szkolenia otwartego gwarantujemy Państwu:
• Miłą i fachową obsługę
• Profesjonalizm trenera
• Ciekawe materiały szkoleniowe
• Dyplomy ukończenia szkolenia
• Wsparcie poszkoleniowe Trenera (do miesiąca po zakończonym szkoleniu)
• Możliwość uzyskania pomocy od Trenerów poprzez profesjonalne forum szkoleniowe, stworzone specjalnie na tego
rodzaju potrzeby.
• Możliwość wpływu na zakres i przebieg szkolenia akceptowalny przez wszystkich jego uczestników
(niektóre firmy twierdzą, że tylko one tak robią ale to nieprawda ... my działamy tak od samego początku).
Oferujemy również możliwość wymiany spostrzeżeń i wniosków z innymi uczestnikami szkolenia:
Oraz:
• Smaczne obiady i przerwy kawowe
• Pomoc w rezerwacji miejsc noclegowych na preferencyjnych warunkach (nocleg nie jest wliczony w cenę szkolenia).
Hotel, w którym odbywa się szkolenie, znajduje się w ścisłym centrum. Możemy zaproponować również inne hotele na nocleg
• Pomoc Opiekuna szkolenia przez cały czas pobytu - doradzamy, jak miło i efektywnie spędzić czas po szkoleniu
• Grupy do 10 osób, dające gwarancję przećwiczenia wszelkich elementów szkolenia oraz warunki sprzyjające łatwej wymianie informacji, konsultacji i integracji
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.).